Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers.

In der Gemeinde Lindlar dient die E-Mail ausschließlich der dienstlichen Kommunikation. Wir bitten Sie deshalb von der Zusendung privater E-Mails abzusehen. Auch möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass an die Gemeinde Lindlar gesandte E-Mails im Rahmen der Risikominderung automatisiert auf Schadware und unerwünschte/Werbung untersucht werden, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des E-Mail-Empfängers erfolgt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Bei der elektronischen Kommunikation mit der Gemeinde Lindlar können derzeit folgende Dateiformate verarbeitet werden:

• PDF (Adobe Acrobat bis einschl. Version 2015/DC)
• DOCX bis Office2016 (Microsoft Word)
• XLSX bis Office2016 (Microsoft Excel)
• PPTX bis Office2016 (Microsoft Power Point)
• Nur-Textformate TXT

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Verwaltung zulässig; insbesondere sind die Austauschformate für Grafiken (Raster- und Vektorformate, ZIP- und JPEG-Dateien) individuell mit den jeweiligen Fachbereichen abzustimmen.

Bei anderen Dateiformaten kann es situationsabhängig zu einer Abweisung Ihrer E-Mail kommen. Die Liste wird bei Bedarf angepasst.

Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichen Falls weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden. Eine Löschung von E-Mails erfolgt seitens der Gemeinde Lindlar nach Ablauf der gesetzlichen Vorhaltefrist bzw. nach dem Entfallen der jeweiligen Zweckbindung.

Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass die Kommunikation per E-Mail ohne Verschlüsselung unsicher ist, da für unberechtigte Dritte grundsätzlich die Möglichkeit der Kenntnisnahme und Manipulation besteht.Für eine sichere Kommunikation mit verschlüsselte E-Mails nutzen Sie bitte die virtuelle Poststelle oder alternativ De-Mail.

Signierte oder verschlüsselte E-Mails können bei der Gemeinde Lindlar nur von der VPS verarbeitet werden. Rechtlich relevante, qualifiziert signierte Dokumente werden nur im Format pdf/A angenommen.