Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde Lindlar

In vielen Fällen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die sogenannte „elektronische Form" ersetzt werden. Hierzu muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Gesetz zur Durchführung der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Durchführungsgesetz) vom 18.07.2017 (BGBl. I S. 2745) in der jeweils geltenden Fassung versehen sein.

Für die rechtsverbindliche und/oder verschlüsselte elektronische Kommunikation per E-Mail steht Ihnen die virtuelle Poststelle der Gemeinde Lindlar unter folgender Adresse zur Verfügung:

vps@lindlar.de

Signierte oder verschlüsselte E-Mails können bei der Gemeinde Lindlar nur unter dieser E-Mailadresse verarbeitet werden.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Lindlar eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Nachrichten an die Gemeinde Lindlar zur Sicherung der Vertraulichkeit zu verschlüsseln. Hierdurch wird ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Gemeinde Lindlar unterstützt.

• S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie einen sogenannten "Öffentlichen Schlüssel".

Der öffentliche Schlüssel der Gemeinde Lindlar steht nachfolgend zum Herunterladen bereit:

• Öffentlicher Schlüssel der Gemeinde Lindlar als .cer-Datei (3 kB)

Sofern bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden Sie von der Gemeinde Lindlar hierüber und die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Zurzeit können Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) von der Gemeinde Lindlar auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden:

• S-Trust
• Bundesnotarkammer
• DATEV eG
• Deutsche Post Com GmbH
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter

Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Bei der elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung können folgende

Dateiformate verarbeitet werden:

• PDF (Adobe Acrobat bis einschl. Version 2015/DC)
• DOCX bis Office2016 (Microsoft Word)
• XLSX bis Office2016 (Microsoft Excel)
• PPTX bis Office2016 (Microsoft Power Point)
• Textformate TXT, RTF (Rich Text Format)

Achtung: Rechtlich relevante, qualifiziert signierte Dokumente werden nur im Format pdf/A angenommen.

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Verwaltung zulässig; insbesondere sind die Austauschformate für Grafiken (Raster- und Vektorformate, ZIP- und JPEG-Dateien) individuell mit den jeweiligen Fachbereichen abzustimmen.

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Im Bedarfsfall wird diese Liste aktualisiert.

Ist Ihre E-Mail an die o. a. VPS nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dies kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen begründet sein.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Lindlar. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.